<< Back to NACP Policies

Platform Şikayet İnceleme Yönergesi (Grievance Policy)

1. Giriş

Platformumuz başkan, üyeleri ve gönüllülerinin platformdaki vazifelerini yerine getirirken doğruluk ve dürüstlükle hareket etmesini, ahlaki normlara ve yasalara uymasını bekler.

2. Amaç

Bu doküman, platformun uygunsuz davranış ve işleri inceleyip düzeltebilmesi için üyelerini platformun faaliyet alaninda şahit oldukları veya şüphelendikleri kanun/kural ihlallerini dile getirmeye teşvik etmek amacıyla hazırlanmıştır. Platformun etik kurallarının ihlalleri veya platform faaliyetlerinin tabi olduğu yasa veya yönetmelik ihlalleri hakkındaki endişeleri bildirmek tüm platform üyelerinin ve gönüllülerin sorumluluğundadır.

Platform faaliyet alani disindaki ihlaller bu çerçeveye dahil değildir. Bu tür ihlallerde yasal olarak raporlama zorunluluğu olanlar yetkililere bildirilir. Raporlama zorunluluğu olmayan konularda şikayet sahiplerinin konuyu hukuki zemine tasimalari salik verilir.

3. Denetim Ombudsman Komitesi Başkanı

NACP Denetim ve Ombudsman Komitesi Baskanina asagida kisaca DOKB olarak referans verilecektir.

DOKB yasalar veya etik kurallarla ilgili yapılan ihlal raporlamalarının usulune göre araştırılması ve bir sonuca ulaştırılmasını (vaki olup olmamasına bağlı olarak gereğinin yapılmasını) takip eder ve bunu yıllık/mevsimlik/aylık toplantıda üyeler ve gönüllülerle paylaşır.

DOKB kendisi şikâyet edilirse onun yerine geçici olarak başka bir sorumlu seçilir.

4. Raporlama Usulü

Platformun faaliyet alanına giren konularda veya platform üyeleri veya komite üyeleri tarafindan bir yasa, etik kuralı veya platform politika ihlaline şahit olan üyeler veya gönüllüler bunu platform başkanı, komite başkanları veya platform üyelerinden herhangi birine veya platformun iletişim kanallarından birisini kullanarak gercek kimligi ve irtibat bilgileri ile yazılı bir şekilde iletir. Gercek kimlik ve irtibat bilgisi olmayan şikayetler inceleme surecini baslatmak icin yeterli degildir. Kendisine rapor edilen üye bunu DOKB’na yine yazılı olarak bildirir. Platform politikalari ihlallerinin özellikle SEAT komitesine iletilmesi tavsiye edilir.

5. Şikayet İnceleme Komite Kurulma Usulü

Platforma intikal eden sikayet/rapor ilk olarak Denetim ve Ombudsmanlik Komitesi (DOK) tarafindan degerlendirilir. DOK gerek gördüğü takdirde bir şikayet inceleme komitesi kurulur. Şikâyet inceleme komitesi şikâyet edilen konuda dahli olmayan platform üyeleri arasından, veya platform dışından ehil ve güvenilir insanlar arasından platform tarafından seçilir. Minimum 3 maksimum 9 kişiden oluşur. Komite ihtiyaç hissettiği zaman uzmanlardan danışmanlık hizmeti alabilir. DOKB bu komitenin doğal üyesidir, müsait olduğunda komite başkanlığını yapabilir. Musait degilse komite icinden baskan secilir.

6. Mahremiyet/Gizlilik

İhlaller veya şüphelenilen ihlaller, şikayetçi tarafından gizli (yine yazili) bir şekilde sunulabilir. İhlal veya şüpheli ihlal raporları, yeterli bir soruşturma yapmanın gerekleri çerçevesinde mümkün olduğu ölçüde gizli tutulur.

7. Şikayet İnceleme ve İletişim Usulü

1. Adım: Bir şikayet yazılı olarak platform üyelerinden herhangi birisine ulastiginda veya platform tarafından kurulmuş olan elektronik haberlesme mekanizmalari kanalıyla platforma ulastiginda bu surec baslar. Şikayetler, şikayete konu olan durumdan haberdar olunduğu tarihten itibaren [30] takvim günü içinde yapılmalıdır. Olaydan haberdar olunduktan [30] günlük süre içinde şikayet edilmezse, şikâyet hakkından feragat edilmiş demektir. Ancak DOK gerek görürse bu süreyi aşan şikâyetleri de değerlendirebilir. Şikayet dogrudan DOKB’na iletilmemişse, kendisine ulaşan uye bunu DOKB’na iletir. DOKB şikayeti aldıktan sonra iki gün içinde DOK adina şikâyetin alındığına dair yazılı olarak şikâyetçiye cevap gonderilir (acknowledgment).

2. Adım: DOK (1) şikâyetin doğrudan cevaplanmasıni ongorebilir, (2) şikâyeti bolge denetim komitesi tarafindan ele alınması için o komiteye iletir veya (3) şikâyetçinin dinlenmesine karar verir. Şikayet doğrudan cevaplanarak çözülemiyorsa veya havale edilmiyorsa 3. adima geçilir. Sayet sikayet yetkili makamlara rapor edilmesi zorunlu bir konu ise (kanuni zorunluluk) DOK yetkili makamlara iletir.

3. Adım: Yukarda 5. maddede anlatıldığı şekilde bir şikayet inceleme komitesi kurulur. İnceleme komitesi veya seçecekleri kişiler şikâyetin alınmasını takip eden 15 iş günü içinde şikâyetçiyle görüşür.

4. Adım: İnceleme komitesi veya komitenin tespit ettigi bir alt heyeti şikâyetçi ile görüşme neticesinde müzakere eder. Ek bir araştırma yapılmadan çözülmesini mümkün görürse Tedbirler maddesinde sıralanan tedbirlerden birisini alır. İhtiyaç görürse bir araştırma başlatır (Adım 5).

5. Adım: İnceleme komitesi araştırmayı 15 iş gün içinde sonuçlandırmaya çalışır. Sikâyetçi ile görüşmeyi izleyen 15 iş günü içinde DOK adına şikâyetçiye yazılı bir cevap verilir. O tarihte araştırma sonuçlanmamışsa veya şikâyet çözüme kavuşturulmamışsa araştırma sürecinin devam ettiği bildirilir ve bundan sonra her 7 günde bir yazılı durum raporu şikâyetçiye iletilir.

8. Tedbirler

Yapılan bir şikâyetin doğruluğu tespit edilirse aşağıdaki tedbirlerin herhangi biri veya birkaci olayın mahiyetine göre benimsenebilir:

Yazili ve sozlu uyari verilir, nasihat edilir.
İlgili kişilerden yapılan ihlalin mahiyetine uygun şekilde eğitim almaları istenebilir.
İlgili kişilerden psikolojik danışmanlık, başka türlü uzman danışmanlık veya terapi alması istenebilir.
İlgili kişilerin platform üyeliği geçici bir süre için askıya alınabilir.
İlgili kişiler platform üyeliğinden çıkarılabilir.
Platform bu konuyla ilgili bir açıklama yayınlayabilir, üyelerini bilgilendirebilir.
şikâyete mevzu olan durumun tekrarlanma riski görülürse platform bunu önlemeye matuf başka denetleme mekanizmaları kurabilir veya eğitim programlari duzenlemek gibi tedbirler alabilir.

Bu tedbirlerin uygulanma sureci daha somut olarak DOK tarafından tespit edilir.

9. Temyiz/İtiraz (Appeal)

Şikâyetçi inceleme komitesinin cevabından veya aldığı tedbirlerden memnun kalmazsa, temyiz istegini DOKB’na iletir, DOKB platforma gerekli bilgileri iletir, platform şikayet inceleme komitesinin calismasini değerlendirmek için yine 5. maddedeki usule göre bir komisyon kurar. Bu sikayetle ilgili bu komisyonun karari son karardir.

References

1. National Council of Nonprofits publications.

Bu yönerge B7-8 Ekim 2023 tarihli NACP toplantisinda onaylandi.

- This policy document was adopted by the NACP at its regular meeting on October 7-8, 2023.